Com mais congressos, convenções e encontros empresariais no segundo semestre, empresas passam a priorizar estrutura, tecnologia e experiência dos participantes

São Paulo realizou 1.511 eventos B2B de grande porte em 2025, alta de 22% em relação ao ano anterior, segundo o Barômetro da União Brasileira dos Promotores de Feiras (UBRAFE) e da São Paulo Turismo (SPTuris). 

A movimentação gerou impacto econômico estimado em R$14 bilhões e reforçou a capital paulista como principal destino de eventos corporativos no país. Com a concentração de congressos, convenções e treinamentos no segundo semestre, cresce também a importância de escolher espaços preparados para atender às novas exigências das empresas.

Para João Paulo Ugioni, administrador de empresas, fundador da Altus Eventos, empresa especializada em locação, gestão de espaços e produção de eventos corporativos em São Paulo, infraestrutura, tecnologia e suporte operacional passaram a ter impacto direto no sucesso dos encontros. "Os eventos corporativos deixaram de ser apenas uma reunião presencial. Eles fazem parte da estratégia das empresas para fortalecer relacionamentos, lançar produtos e desenvolver equipes. Quando a escolha considera apenas preço ou localização, problemas operacionais podem comprometer toda a experiência."

Planejamento antecipado reduz riscos

Entre agosto e novembro ocorre a maior concentração de eventos corporativos do país. O aumento da demanda reduz a disponibilidade dos principais espaços e exige planejamento antecipado para garantir melhores opções.

Segundo o empresário, contratar com antecedência amplia a possibilidade de comparar estruturas e evita decisões tomadas apenas pela urgência. "Quando a empresa inicia a busca poucas semanas antes do evento, normalmente encontra menos opções e acaba abrindo mão de requisitos importantes para a operação”, aponta.

O que avaliar antes de contratar um espaço para eventos corporativos

Além da localização e da capacidade, as empresas devem observar fatores que influenciam diretamente a execução do evento. Segundo o profissional, muitos problemas surgem porque aspectos operacionais acabam recebendo menos atenção durante a contratação. "É comum o organizador concentrar a análise no valor da locação e deixar questões como internet, suporte técnico e infraestrutura para um segundo momento. Quando aparecem falhas de áudio, conexão ou climatização, toda a experiência do participante é prejudicada. O espaço precisa funcionar como um parceiro estratégico do evento", afirma.

Entre os principais pontos que merecem atenção estão:

• internet de alta capacidade e infraestrutura tecnológica;
• facilidade de acesso e estacionamento;
• flexibilidade para adaptar o layout;
• equipe técnica disponível durante toda a programação;
• climatização, acústica e conforto;
• acessibilidade e segurança.

Cinco perguntas antes de fechar o contrato

Na avaliação do administrador, esclarecer alguns pontos antes da assinatura do contrato ajuda a reduzir custos extras e evita imprevistos durante a realização do evento. "Quanto mais transparente for essa etapa, menores serão as chances de problemas na operação. O contratante precisa saber exatamente quais serviços estão incluídos e como o espaço dará suporte ao evento do início ao fim", explica.

Antes de fechar a contratação, ele recomenda responder às seguintes perguntas:

• A internet suporta o número previsto de participantes?
• Existe equipe técnica durante todo o evento?
• O layout pode ser adaptado às necessidades da empresa?
• Há estrutura para montagem e circulação de fornecedores?
• Quais serviços estão incluídos no contrato?

A experiência também faz parte da estratégia

Além da percepção de quem participa, a experiência da empresa contratante passou a pesar na escolha do espaço. Ter um único ponto de contato, receber respostas rápidas, contar com apoio na montagem e encontrar uma equipe capaz de resolver imprevistos reduz a sobrecarga dos profissionais responsáveis pela organização e permite que eles se concentrem no objetivo do encontro.

Segundo João, a qualidade dessa relação aparece principalmente nos bastidores. “O cliente não quer apenas receber as chaves de um espaço. Ele precisa sentir que existe uma equipe acompanhando o evento e preparada para resolver as demandas que surgem antes, durante e depois da programação. Quando esse suporte funciona, a organização fica mais segura e o cliente consegue direcionar a atenção para os convidados e para o conteúdo”, afirma.

Para o público, essa eficiência se traduz em uma jornada mais fluida. Recepção, conforto, sinalização, tecnologia e organização influenciam a imagem que clientes, parceiros e colaboradores constroem sobre a empresa. “Quando a estrutura funciona bem, o público presta atenção no conteúdo. Quando existem falhas operacionais, elas acabam se tornando a principal lembrança do evento”, completa o profissional.